- 想在工作中稳定地用好 ChatGPT，就写一份五部分的工作指令：任务、背景、资料、格式、核验。
- 选一项每周都要做的任务，同一份指令至少跑三次，再把它当成工作流。
- 把指令和批准过的文件放进 ChatGPT 的 Project，同事从同一套资料出发；OpenAI 说明 Project 可以把文件、指令和对话放在一起。
- 公司数据用公司工作区：OpenAI 声明默认不用 ChatGPT Business 和 Enterprise 的数据训练模型。
- 每次输出在发送、归档或写进报告之前，都由一个人对照原始资料核对。指令写得再好，这一步也省不掉。
自学用 ChatGPT 通常是什么样子
我们的 ChatGPT 员工培训页面上写得很直接：自学的用户大多写短提示、接受第一个答案。问一次性的问题，这样没问题。可一到每周报告、客户回复、会议纪要，就不灵了：下周同一个人换个说法再写一句，得到的答案也跟着变，团队里别人也没法照做。
工作中怎么用 ChatGPT，说到底是把你对这项任务已经知道的东西写下来，写一次，写成 ChatGPT 每次都能照做的样子。我们把它叫作工作指令。这是我们 ChatGPT 课程的第一个模块，每个人都拿自己这周的一项任务来练。
工作指令的五个部分
每次都是同样五个部分：
- 任务。要产出什么、给谁看。“给管理层起草本周运营简报”比“总结一下”好用得多。
- 背景。读者已经知道什么、关心什么、以前出过什么问题。一两句话就够。
- 资料。ChatGPT 必须依据的材料，并明确要求只用这些材料。一份导出表、一份制度文件、上周批准过的版本。
- 格式。标题、长度、顺序、语气。有批准过的旧样例就贴进去，比一段形容词管用。
- 核验。哪些地方 ChatGPT 应该标出来而不是自己猜，以及使用之前由人核对哪些内容。
拿我们 ChatGPT 培训页上的一条工作流举例：运营团队用导出的表格写每周报告。工作指令可以这样写：
任务：给管理层写本周运营简报，250 词以内。
背景：管理层周一早上看，想知道和上周相比哪里变了，已经知道的总数不用重复。
资料：只用附件里的导出表和上周的简报。导出表里没有的数字不要加。
格式：三个小标题：有什么变化、有什么风险、需要拍板什么。每周顺序一样。
核验：列出你用到的每个数字，以及它来自哪一行或哪个单元格。某个数字看起来不对或缺失，就直接说出来，不要自己补。
最后一行最重要。它把“这个对不对？”变成一张清单，几分钟就能对照表格逐项勾完。
怎么把一项任务变成团队工作流
- 选一项每周都要做的任务。别选最难的，选最重复的。拿不准的话，用从一项任务开始那篇里的四个问题给候选任务打分。
- 先在普通文档里写好五个部分。如果资料和核验两行填不出来，这项任务还没准备好交给 ChatGPT。
- 拿真实工作跑三次。每次记下需要手动修改的地方。大部分修改应该补进背景或格式那一行，用不着把提示词越写越长。
- 放进共享 Project。OpenAI 的 Projects in ChatGPT 说明里，Project 是放文件、指令和相关对话的地方，共享之后同事可以用同一套文件和指令工作。新员工从批准过的版本开始，不用从空白对话开始。
- 写清由谁核对。每条工作流写一个名字。AI 工作流一页纸上有专门一行，和输入、输出、复核步骤写在一起。
- 两周后复盘。用在真实工作上了吗？结果够不够用？还有哪些要手动修？两周工作流复盘把这次讨论放在一页纸上。
哪些数据可以放进去
在任何人粘贴公司资料之前，先定三张清单：绝不输入（密码、证件号、健康信息、合同禁止的内容）、先确认、可以使用。我们的 AI 数据边界一页纸就是这三张清单的模板。
然后，公司的工作用公司工作区。OpenAI 的企业数据说明写明，默认不会用 ChatGPT Business、Enterprise 等企业产品的数据训练模型。个人账号则取决于本人自己的设置，这也是 AI 工具审批清单第一步就要选定一个批准方案的原因之一。条款会变，做决定那天请以你们方案的最新页面为准。
如果团队做过自定义 GPT，还有一件事要知道：OpenAI 在 ChatGPT 更新说明里宣布计划停用自定义 GPT，并提供迁移路径。各处报道的日期因工作区而异，请以你们工作区里的通知为准。用纯文字写在文档里的工作指令，换到任何新功能里都不用重写。
什么时候这套方法不灵
不会重复的任务用不上。一次性的战略问题不需要工作指令，写了也是白费功夫。
资料本身有问题时也不灵。导出表是错的，或者根本没有上周批准过的版本，ChatGPT 只会把错的材料整理得很漂亮。先把输入修好。
没有核验这一步，也不灵。工作指令让输出更一致，并不让它更正确。如果团队里没人能分辨这项任务的答案对不对，就换一项任务。如果真正要做的是把几个系统连起来，可以看我们的 ChatGPT 和 AI agent 怎么选，里面讲了什么时候值得为 agent 多承担风险。
接下来 14 天能做的
- 选一项每周任务，在文档里写好五部分的工作指令。二十分钟。
- 拿真实工作跑三次，记下每一处手动修改。
- 把指令和批准过的文件放进公司账号下的共享 Project，并写明由谁核对输出。
本文介绍的方法，正是我们在ChatGPT 员工培训中讲授的内容。
常见问题
工作中用 ChatGPT 怎么才能少出错？
写一份五部分的工作指令（任务、背景、资料、格式、核验），要求 ChatGPT 只用你给的材料、缺什么就标出来，并且每次输出在使用前由人对照原始资料核对。指令减少错误，核验抓住剩下的错误。
提示词和工作指令有什么区别？
提示词通常是一句话，每次现写。工作指令针对一项重复任务只写一次，写清读者、资料、格式和核验内容，团队里谁来跑都能得到差不多的结果。
工作中用 ChatGPT 安全吗？
在合适的方案上，部分数据可以。先定好绝不输入、先确认、可以使用三张清单，并使用公司工作区。OpenAI 声明默认不用 ChatGPT Business 和 Enterprise 的数据训练模型；做决定前请核对你们方案的最新条款。
团队该用 ChatGPT 的 Project 还是自定义 GPT？
共享的重复任务，用 Project 可以把指令、文件和对话放在一处。OpenAI 已宣布计划停用自定义 GPT，新建之前先看你们工作区里的通知，每份指令也在普通文档里留一份。
你们在达拉斯教工作中怎么用 ChatGPT 吗？
教。可以到达拉斯—沃斯堡各地的公司现场上课，也可以全美线上直播，中英文都行，每个人用自己本周的一项任务做出一条工作流。每个团队单独书面报价。