AI 工作流 · 运营 · 流程文档
用 AI 编写标准作业程序（SOP）
用 AI 编写 SOP，是把资深同事口头讲解一项任务的方式，整理成一份带编号的操作规程，包含前置条件、步骤、判断节点与常见错误，再交由一位新同事照着执行，以此检验。
常见现状
- 流程只存在于某一位同事的头脑中。
- 文档化永远是下个季度的事。
- 新员工靠不断打断同事来学习。
工作流 · 5 个步骤
- 1
请资深同事完整操作一次并录制
带讲解的屏幕录制，或逐步说明的语音备忘录。十分钟的讲述，胜过一小时的撰写。
- 2
转录并粘贴
多数录制工具可自动转录。口语化的内容无需整理，模型能够处理。
- 3
要求按固定的 SOP 结构输出
目的、适用场景、开始前需要准备的内容、编号步骤、判断节点（“如果……则……”）、常见错误，以及遇到问题该找谁。
- 4
追问缺失的内容
要求模型列出讲解中每一处“这个你自然就知道”或被跳过的地方，把这些问题带回去请教资深同事。
- 5
请新同事实测
把 SOP 交给从未做过这项任务的同事。对方提出的每个问题，都对应一处缺失的内容。
提示词 · 可直接复制
以下是一位资深同事讲解如何完成某项任务的转录稿。 请撰写一份 SOP，包含以下部分： 1. 目的（一句话） 2. 适用场景／不适用场景 3. 开始之前（所需权限、文件与信息） 4. 步骤——编号，每步一个动作，以动词开头 5. 判断节点——“如果……则……” 6. 常见错误 7. 遇到问题该找谁 随后列出“缺失内容”：讲解中每一处默认对方已掌握、或跳过了步骤的地方，并将每一处改写为向这位同事提出的问题。 不得为填补缺失而编造步骤。 转录稿： [粘贴]
示例输出 · 虚构公司
4. 步骤 1. 打开共享盘中的每周发货导出文件（报表 > 每周）。 2. 将 F 列筛选为本周。 3. 将筛选后的数据复制到汇总工作簿的“输入”页。 缺失内容 - 第 2 步：当一周跨两个月时，以哪个日期作为“本周”？ - “然后把常见的那几个修掉”——具体是哪些错误，如何修正？
包含输入字段与定制说明的完整可复用版本：SOP 编写模板。
发出之前 · 由人核验
核验清单
- 一位新同事仅凭这份 SOP 完成了任务。
- 每个“缺失内容”问题都已由资深同事回答，并写入文档。
- 步骤中不包含密码、密钥或个人数据。
- 文档上注明了负责人与复核日期。
不适用场景
这条工作流的边界
- 涉及安全或受监管、且未经责任人正式审核的流程。
- 每周都在变化的流程——只记录其中稳定的部分。
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